AUTAMME ONNISTUMAAN PROJEKTIEN HALLINNASSA
KuntaPlus-projektipalvelu on yritys, joka on erikoistunut kuntien, kaupunkien, sairaanhoitopiirien ja muiden paikallisten julkisten organisaatioiden projektinhallintaan.
KuntaPlus-projektipalvelu tukee projektiorganisaatioita sekä projekteista vastuussa olevia tarjoamalla avuksi vahvan yhdistelmän ohjelmisto-osaamista ja toimialakohtaista asiantuntemusta, sekä kehittyneet, toimialakohtaisia projektinhallintatarpeita parhaalla tavalla tukevat ohjelmistoratkaisut.
Asiantuntijapalvelun toteuttamisessa hyödynnetään kokemus ja tietopääoma, joka on saatu laajaksi kasvaneen asiakaskunnan; yli 100 kunnallisen yksikön, liikelaitoksen ja osakeyhtiön kanssa tehdystä projektinhallintayhteistyöstä sekä myös aktiivisesta yksityisen sektorin kanssa tehtävästä vuorovaikutuksesta. Hyvä kokemus ja tietämys asiakkaan toiminta-alueesta säästävät yhteistyössä paljon asiakkaan aikaa ja vaivaa sekä varmistavat yhteisymmärryksen yhteistyön tavoitteista.
KuntaPlus-projektipalvelun tavoitteena on toimia joustavana, laadukkaana ja uskottuna yhteistyökumppanina, joka välittää tietoa projektinhallinnan hyvistä toimialakohtaisista käytännöistä ja ratkaisuista yli kuntarajojen ja joka panoksellaan pystyy aidosti auttamaan asiakasta projektinhallinnan kehittämisessä.
Julkisen organisaation projektinhallinnan tavoitteet ovat pääsääntöisesti vastaavat kuin yksityisen sektorin puolella; luoda toiminnalle mm. aika-, kustannus- ja laatutavoitteet ja varmistaa tavoitteissa pysyminen koko prosessin ajan. Julkisen ja yksityisen sektorin projektien ja hankkeiden läpiviemisessä on kuitenkin eroja. Julkisen organisaation lähes kaikissa projekteissa ja hankkeissa täytyy huomioida mm. hankintalain, päätöksentekoprosessien sekä muiden viranomaistahojen velvoitteet. Ne tuovat omat haasteensa projektien hallinnalle ja niiden vaikutus kokonaiskestoon voi olla huomattava. Myös eri kuntien välillä voi vastaavan kokoluokan hankkeiden läpimenoajoissa olla suuriakin eroja. Nämä johtuvat mm. erilaisista hyväksymisprosesseista.
projektinhallinnan painopisteet eroavat muutenkin yksityisen sektorin ja julkisen sektorin välillä. Myös Julkisen sektorin organisaation tulee tavoitella projektitoiminnassaan mahdollisimman hyvää tulosta, mutta siinä onnistuminen edellyttää myös (yleensä vuosittain) myönnettyjen käyttötalous- ja investointimäärärahojen käytön aktiivista seurantaa, ennustamista ja ohjaamista. Investointimääräraha saattaa muodostua vielä useammasta rahoituslähteestä ja määrärahojen käyttöä pitää pystyä seuraamaan ja ennustamaan sekä yksittäisen projektin että projektikokonaisuuksien näkökulmasta. Yksittäisen projektin ja hankkeen hallinnan lisäksi julkisessa organisaatiossa korostuukin tarve pystyä hallitsemaan projekteja sekä hankkeita monipuolisin koonnein sekä näkökulmin ohjelmointivaiheesta lähtien valmistumiseen asti. Toisaalta yksittäisen projektin hallinnassa voi riittää karkeampikin tarkastelutaso, varsinkin tilaajalähtöisessä toiminnassa.
Kunnissa, kaupungeissa ja sairaanhoitopiireissä on paljon eri yksiköitä, joissa toimintaa tehdään projektiluonteisesti. Usealla kaupungilla onkin ollut haaveena löytää yksi yhteinen projektinhallintaratkaisu kaikille yksiköillensä. Valitettavasti sellaista projektinhallintaratkaisua, joka soveltuisi hyvin kaikkien eri toimialojen yksiköiden tarpeisiin, ei ole olemassa. Joissakin yksiköissä projekteja toteutetaan henkilötyöpainotteisesti, jossa ratkaisulta haetaan ketteryyttä esim. resurssien käytön suunnitteluun, projekti- ja tehtävätasoiseen tuntikirjaukseen ja mahdollisesti sitä kautta tehtävään laskutukseen. Rakentamisyksiköissä kohteiden suunnittelua ja seurantaa tehdään taas pitkälti valtakunnallisten nimikkeistöjen ym. rakenteiden mukaisesti ja erilaiset viranomaisvelvoitteet pitäisi samalla myös hoitaa. Jos sellainen ratkaisu löytyisi, jossa olisi huomioituna kaikkien projektinhallintaa tekevien yksiköiden tarpeet, se olisi sellainen ’mammutti’, jota käyttäjän on mahdoton järkevästi hallita, saati ketterästi hyödyntää. Yhteisen tietovaraston tuomat hyödyt häviävät varmasti tietojen syöttämisen ja tuottamisen ’tuskaan’.
Joissakin paikoissa on jokin tietty, ’yleiseksi’ projektinhallintaratkaisuksi markkinoitu ratkaisu hankittu uskomuksella, että sitä voisi hyödyntää kaikissa yksiköissä. Lopputulema on aina ollut se, että sitä tullaan hyödyntämään vain niissä muutamassa yksikössä, joiden projektinhallintaan se soveltuu ja muissa se jää ennemmin tai myöhemmin käyttämättä alkupanostuksesta huolimatta.
projektinhallintaratkaisusta saadaan suurin hyöty silloin, kun ne tukevat oikeasti yksikön projektinhallintaprosessia ja että sitä myös hyödynnetään. Tämä tulisi huomioida kun julkisessa organisaatiossa, ylemmällä tai alemmalla tasolla oikeaa ratkaisua lähdetään hakemaan. Ja edellä mainittuun viitaten, hyvänä tavoitteena olisi ensin löytää yhteinen ratkaisu niille yksiköille, joiden projektinhallinnan prosessit ja lopputuotostarpeet ovat yhteneväiset.
KuntaPlus-projektipalvelu toimii aktiivisesti yhteistyössä laajaksi kasvaneen julkisen sektorin asiakaskunnan sekä muiden vastaavan alan toimijoiden, kuten ohjelmistokehittäjien ja palveluntarjoajien kanssa. Tietoa vaihdetaan paljon ja vastavuoroisesti. Hyvistä toimialakohtaisista käytännöistä ja ratkaisuista kerrotaan avoimesti yli kuntarajojen. KuntaPlus-projektipalvelulta löytyy julkisen sektorin toimialueella poikkeuksellista kompetenssia saada aikaan sekä yksittäistä käyttäjää, että koko organisaatiota tarvittavalla tavalla palveleva ratkaisu.
Onnistuneen projektinhallinnan perustana on yksikön projektinhallintaa mahdollisimman hyvin, läpi projektivaiheiden soveltuva ja palveleva ratkaisu. Mielellään vielä sellainen ratkaisu, jossa tarvittavien tuotosten aikaansaaminen on saavutettavissa kohtuullisella työmäärällä. Tämä on kuitenkin vasta yksi keskeinen osatekijä onnistumisen tiellä.
Tärkein asia tämän ohella on projektinhallintaa tekevien ja erityisesti johdon sitoutuminen valitun ratkaisun hyödyntämiseen. Sitoutuminen ja sitouttaminen onnistuvat paremmin, kun voidaan selkeästi osoittaa ratkaisulla saatavat hyödyt, sekä oman työn osalta, että koko yksikön projektien kokonaistilanteen hallinnan kannalta.
Julkisessa organisaatiossa törmää usein haasteeseen, että henkilöt omaavat hyvinkin eritasoiset lähtökohdat projektien hallintaan. Osalla työntekijöistä voi olla hyvinkin vahva tausta ja itsestään selvä asenne projektinhallintavälineiden hyödyntämiseen, esim. aikaisemmasta työpaikasta. Ja osa, nykyään tosin harvemmin, kokee asian ns. välttämättömänä, lisääntyneenä työtaakkana ja velvoitteena: ”mitä tämä hyödyttää, turhaa työtä, kyllä ne rahat kuitenkin aina näihin projekteihin järjestyy, menee ne pitkäksi tai ei…ja kun en minä tuota konetta muutenkaan osaa ja tykkää käyttää”. Aina ei lähtökohtaisesti tiedosteta, että fiksulla projektien suunnittelulla ja –hallinnalla itseasiassa vähennetään paljonkin ylimääräistä ’juoksemista’ ja kaaosta; ei ainoastaan omalta osalta, vaan muidenkin samassa projektissa työskentelevien osalta. Yksikön eri henkilöiden osaamistasot ja asenteet eivät kuitenkaan voi olla esteenä ja painavimpina kriteereinä ratkaisuvalinnassa ja projektinhallinnan tarvittavassa kehittämisessä, mutta ne täytyy toki huomioida. projektinhallinnan kehittämisessä, projektinhallintaratkaisun käyttöönotossa sekä käytössä täytyy olla selkeät ja realistisesti saavutettavat tavoitteet ja välitavoitteet, jotka kaikki osapuolet ymmärtävät sekä hyväksyvät.
Osaamistasoa ja jopa asennetta saadaan parannettua hyvin suunnitelluilla koulutuksilla ja tarvittaessa erillisillä vieriperehdyttämisillä. Näissä tulee ottaa huomioon eri lähtötasot ja asettaa koulutuksen tavoitteet realistisesti. Joissakin yksiköissä on projektinhallinnan onnistumista ja toteutumista varmistettu sillä, että johdon täydellä tuella nimetään väliaikaisesti tai pysyvästi esim. yksi henkilö ’katsomaan perään’ että kaikki projektivastaavat huolehtivat omista projekteistaan yhdenmukaisesti, ajantasaisesti ja tarvittavin tietosisällöin. Tämän henkilön roolina on mahdollisesti myös tuottaa tarvittavat projektikoonnit johdolle tilannearviointia, raportointia ja ohjausta varten. Sama henkilö voi myös alkuvaiheessa toimia ko. organisaatiossa käytön tukena ja avustaa niitä henkilöitä, joille tietojen tuottaminen ei käytön alkuvaiheessa syystä tai toisesta luonnistu kovin helposti.
Onnistuneen projektinhallinnan aikaansaaminen edellyttääkin monen projektinhallinnan ’sudenkuopan’ tiedostamista ja ratkaisutaitoa. Hyvä, kokenut projektinhallinnan yhteistyökumppani, jolla on kokemusta myös asiakkaan toimintaympäristöstöstä, tarjoaa hyvät edellytykset onnistuneen projektinhallinnan aikaansaamiseen.